remoto

Actualmente en APSL tenemos 3 oficinas y la libertad de elegir si trabajamos desde casa o no.  Sin embargo hace unos años estábamos el 90% de los compañeros codo a codo en la oficina.

En la época post covid la comunicación ha cambiado mucho y conviene ponerle especial atención, porque no es lo mismo hablar con el compañero que tienes al lado que hacer un meet, escribir un mail o por chat.  Un mail se salva porque suele ser un contenido más largo y estructurado que releemos antes de darle a enviar, pero el chat es especialmente peligroso.

Por eso vamos a ver unos cuantos… 

Consejos para evitar que tus compañeros acaben así

stressed


1. No empezar conversaciones con un simple hola

Tener en cuenta que la comunicación del teletrabajo es asíncrona

Normalmente escribimos un mensaje por el chat y nuestro compañero nos puede responder 10 ó 30 minutos después, cuando puede.  Si sólo lee “hola” va a pensar “¿Qué quiere?”. Y si cuando responde tú no estás disponible, la conversación se puede hacer muy lenta…

Veamos una conversación efectiva con este ejemplo:

13:21 - John Smith: Hola, ¿cómo estás? Cuando puedas podrías decirme si XXX corresponde al ticket 11243?  Muchas gracias!

13:48 - Me: Hola bien, ¿tú qué tal? pues lo que comentas es correcto, lo he dejado por escrito en el ticket también. 

13:58 - John Smith: Genial gracias

Y una conversación que no cumple con este consejo:

13:21 - John Smith: Hola

13:48 - Me: Hola cómo estás, dime :)

13:58 - John Smith: Muy bien! pues mira, necesito que me confirmes si XXXX  

14:12 - Me: Sí, es correcto, ¿tienes ticket de esto? 

            John Smith: - Claro, es el 11243

            Me: - Actualizado gracias!

            John Smith: A ti!

Como podéis ver, en el segundo caso la conversación empieza a la misma hora a la que acaba el primer caso.  Podemos decir “hola qué tal'' de la misma manera mientras hacemos la conversación más eficaz para todos.


2. No enviar cinco mensajes cuando basta con uno

Si no tengo las notificaciones desactivadas, es bastante molesto escuchar ruiditos seguidos… Además no hay necesidad de hacer pensar que hay un problema urgente cuando no lo hay.

Se puede enviar un solo mensaje estructurando la información con saltos de línea y espacios para facilitar la lectura.


3. Enviar mensajes con información y contexto suficiente

Cuando nuestro compañero ve el mensaje necesita tener información suficiente y sobre todo contexto.  Puedes evitar que la conversación se convierta en una partida de ping pong. Ten en cuenta que es probable que no estés disponible cuando tu compañero lo lea y entonces se volverá a estirar la conversación.

Haz lo posible para que tu compañero no tenga que ir consiguiendo la información por fascículos.

Por ejemplo, en nuestro caso, si hablamos entre desarrolladores y quieres pedir ayuda sobre un error, es necesario indicar como mínimo: ticket, rama, acción o endpoint que hace saltar el error y traza del error.

Evita la situación de información 0 y caos 100:

John Smith: el back está roto no pasan los test

Me: ¿Qué test? ¿qué error da? ¿qué rama?


4. Contestar a las preguntas de manera inequívoca

Ejemplo para ilustrar el problema:

Me: Hola John, estoy trabajando en ZZZ, y quería saber si has pensado en un criterio para el nuevo campo.  A mí se me ocurre AAA o BBB.  ¿Qué opción de estas u otras prefieres usar?

John Smith: Me parece bien

OK …

sad cat


5. No mencionar a la otra persona en chats privados

Aquí sigo sin saber por qué hay gente que hace esto… 

Si en una conversación privada conmigo me escribes @sonia no sirve de nada… he recibido la notificación igual, sé que el mensaje es para mí… porque no hay nadie más en el chat.. y yo ya te estoy haciendo caso. Entonces ¿por qué me mencionas?


6. Cuidar a los compañeros en chats de grupo

Veamos una conversación para entender esto:

11:07 - Me: Gente! ha habido cambios en la especificación de la tarea 56484. Si estáis disponibles uníos a este meet para coordinarnos: meet.google.com/eum-sadgadg-sdf

11:09 - Julie Mao: OK!

11:10 - Jamie: Voooy

11:19 - John Smith: Ya voy, perdonad estaba ayudando a Fulgencio.

big dog vs small dog

En principio no parece que hubiese nada mal y obviamente somos compañeros y estamos para ayudarnos.  Pero, según la emoción de la gente, puede darse el caso de  que Fulgencio se sienta inferior, en plan “ok gracias, soy un knob y ahora lo saben todos”... 

La idea es aprender todos y no dejar de pedir ayuda… basta con ser cuidadosos y usar otras frases como:

  • Perdonad estaba en una llamada con Fulgencio
  • Perdonad estaba en una llamada
  • Perdonad estaba ocupado
  • Perdonad, ya entro.

No hace falta dar tanto detalle… 


7. Usar links de meet con responsabilidad 

Quiero dejar claro que no estoy en contra de las videoconferencias… pero ¿cuántas veces os habéis quedado con la sensación de que una reunión online podría haber sido un mensaje?

Así que os propongo motivos para hacer una call espontánea (no estamos hablando de dailies programadas o reuniones semanales de coordinación): 

  • si la explicación por chat va a ser tediosa
  • si necesito compartir pantalla
  • si hay que coordinar tareas entre varias personas
  • otras comunicaciones importantes
  • para evitar malentendidos

Igualmente no hagáis lo de enviar un meet a un compañero sin decirle el motivo.  Si el compañero sabe de qué va puede prepararse, buscar la información, etc.  Ten en cuenta que no todo el mundo se siente cómodo entrando a conversaciones sin planificación previa.  Es mejor dar la oportunidad a tu compañero de decidir si desea entrar a una reunión o no. Te puede sorprender y resolver tu duda con una frase o enlace.

Un mensaje como este:

John Smith: Hola ¿tienes 5min? meet.google.com/eum-nslgsdvg-vdf

A menos que seas el CEO o cualquier “C” algo, en mi cabeza la respuesta es NO.  Porque no tengo contexto, no sé para qué es esta videoconferencia, no sé si es más importante que lo que estoy haciendo… 

Y aunque responda sí, en realidad querría responder no.

Un mensaje como el siguiente puede obtener mejores resultados:

John Smith: Hola ¿Cómo estás? Te escribo muy poco pero tengo que empezar nuevo proyecto y creo que tú sabes más sobre XXX.  ¿Te iría bien echarme una mano? Podemos hacer meet si te va mejor.  Gracias!

Respuesta A - Me: Hola John, sí claro, esto está bastante bien explicado en esta wiki: xxxxx.wiki.com Si después sigues teniendo dudas hacemos un meet sin problemas. Ya me dices.

En este caso, dado que parece un tema sencillo, se puede seguir con dudas breves por el mismo chat o si aún quedan dudas importantes se organiza el meet.  

Respuesta B - Me: Hola John, Sí trabajé con XXX en otro proyecto. Convoco meet para esta tarde y así lo vemos mejor. Te va bien a las 4? :) 

En este caso puede tratarse de algo más complicado, un tema que hace 2 años que no vemos, por lo que nos va mejor hacer la reunión más tarde con tiempo para poder repasar. 


8. Cuidar el tono

Por escrito no escuchamos un tono de voz, sino que leemos y le asignamos el tono en nuestra cabeza… así que el tono lo añade quien recibe el mensaje.  Evitaremos que se interprete con mal tono si escribimos frases completas, además de reducir así la probabilidad de malentendidos.

También se puede intentar ser amable, pues tu compañero puede estar teniendo un día duro.  Se leerá el mensaje con el estado de ánimo en el que esté. Podrías añadir emoticonos o comentarios sobre temas de interés común para alegrar o destensar las conversaciones. 

John Smith: @sonia PR https://github.com/team/project/pull/382

Mi reacción a este mensaje :(

mad doge

En cambio con algo de este estilo:

John Smith: Hola! acabo de asignarte un PR  https://github.com/team/project/pull/382. Estamos a tope este sprint

Mi reacción es :D

dog winking

La interpretación y el sentimiento que genera la comunicación es totalmente distinta y el mensaje es el mismo… ¿o no? 


Para finalizar, no os agobiéis en este tema de la comunicación, simplemente: 

  • Ponte en el lugar de la otra persona
  • Intenta ponérselo fácil a los compañeros
  • Sentido común por todo
  • ¡Ánimo a seguir haciendo las cosas lo mejor posible entre todos!



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Referencias:

  • Primera foto de Sigmund @sigmund disponible en Unsplash 
  • Segunda foto de Tim Gouw @punttim disponible en Unsplash 
  • Resto de fotos generadas en imgflip.com